Ai sensi dell'art. 18, 2 comma, del D.P.R. 28.12.2000 N 445, l'autenticazione di copie, totali o parziali di atti e documenti, può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l'originale, o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, o da altro funzionario incaricato da Sindaco.
Nel caso in cui il cittadino debba presentare alla Pubblica Amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi la copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dell'originale presso l'amministrazione. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
L'interessato deve esibire al Pubblico Ufficiale competente l'originale e la relativa copia del documento da autenticare.
Ai sensi dell'art. 19 D.P.R. 445/2000 è possibile, con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (vedi la voce dichiarazione sostitutiva atto di notorietà), dichiarare il fatto che una copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una Pubblica Amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o servizio. Tale dichiarazione può riguardare anche la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Nei casi in cui l'interessato debba presentare ad una Amministrazione Pubblica e o ad un Gestore di pubblico servizio una copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere effettuata dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione. L'originale deve essere esibito ma non vi è l'obbligo del deposito presso l'Amministrazione richiedente. La copia autentica così formata vale esclusivamente per il procedimento per cui è richiesta.
Se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è rivolta alla Pubblica Amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi NON DEVE ESSERE AUTENTICATA e quindi non è soggetta al pagamento dell'imposta di bollo, ma è gratuita
Se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è rivolta ad un privato che consente ad accettarla, l'autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco ed è sottoposta alla normativa vigente in materia di imposta di bollo.
